- A rendezvény helyszínének lefoglalása, a szükséges ár- és menüajánlatok bekérése, döntés után megrendelés, szerződéskötés 
- Ha igény van rá, a protokollvendégek, levezető elnökök, esetleg előadók felkérése 
- Előzetes költségvetés készítése 
- Potenciális kiállítók, hirdetők, szponzorok megkeresése 
- A szakmai folyóiratok előzetes értesítése 
- A körlevelek (meghívó) általános részének összeállítása, lay-out, nyomdába adás 
- A szükséges címlista összeállítása 
- A rendezvény elhelyezése az interneten, a különböző kiadványok anyagának folyamatos felvitele 
- A körlevelek (meghívó) kipostázása 
- A beérkező levelek nyilvántartása, regisztrálása, szükség esetén további címekre kipostázás 
- A kongresszusi táskák, tollak, blokkfüzetek, szóróajándékok beszerzése 
- A rendezvény technikai és személyi feltételeinek biztosítása 
- A társasági programok megszervezése 
- A kapcsolódó szolgáltatásoktól (ruhatár, büfé stb.) való gondoskodás 
- A Programfüzet és absztrakt-kötet előkészítése, az általános tájékoztató összeállítása, nyomdába adás 
- Az előzetes program kipostázása 
- A konferencia helyszíni dekorációjának (virágdíszítés, elnöki táblák, tájékoztató- és útbaigazító táblák, feliratok) elkészít(ett)ése 
- Szükséges esetleges egyéb nyomtatványok (jegyek, bónok, külön meghívók, részvételi igazolás stb.) és a névkitűzők kinyomtatása 
- A sajtó értesítése 
- A táskák (a Konferencia anyagai, toll, blokkfüzet, a szóróajándékok) csomagolása 
- Technikai feltételek kipróbálása, dekoráció, helyiségek tisztaságának ellenőrzése 
- Regisztrációs Iroda működtetése 
- Az érkező meghívott vendégek fogadása, protokoll 
- Az (esetlegesen) igénybe vett eszközök elszállíttatása 
- A szükséges köszönőlevelek megírása 
- Érkező számlák kifizetése 
- Alkalmi munkák kifizetése 
- Pénzügyi elszámolás készítése 
- A rendezvény pénzügyi lezárása