Rendezvényszervezés

– A rendezvény helyszínének lefoglalása, a szükséges ár- és menüajánlatok bekérése, döntés után megrendelés, szerződéskötés 
– Ha igény van rá, a protokollvendégek, levezető elnökök, esetleg előadók felkérése 
– Előzetes költségvetés készítése 
– Potenciális kiállítók, hirdetők, szponzorok megkeresése 
– A szakmai folyóiratok előzetes értesítése 
– A körlevelek (meghívó) általános részének összeállítása, lay-out, nyomdába adás 
– A szükséges címlista összeállítása 
– A rendezvény elhelyezése az interneten, a különböző kiadványok anyagának folyamatos felvitele 
– A körlevelek (meghívó) kipostázása 
– A beérkező levelek nyilvántartása, regisztrálása, szükség esetén további címekre kipostázás 
– A kongresszusi táskák, tollak, blokkfüzetek, szóróajándékok beszerzése 
– A rendezvény technikai és személyi feltételeinek biztosítása 
– A társasági programok megszervezése 
– A kapcsolódó szolgáltatásoktól (ruhatár, büfé stb.) való gondoskodás 
– A Programfüzet és absztrakt-kötet előkészítése, az általános tájékoztató összeállítása, nyomdába adás 
– Az előzetes program kipostázása 
– A konferencia helyszíni dekorációjának (virágdíszítés, elnöki táblák, tájékoztató- és útbaigazító táblák, feliratok) elkészít(ett)ése 
– Szükséges esetleges egyéb nyomtatványok (jegyek, bónok, külön meghívók, részvételi igazolás stb.) és a névkitűzők kinyomtatása 
– A sajtó értesítése 
– A táskák (a Konferencia anyagai, toll, blokkfüzet, a szóróajándékok) csomagolása 
– Technikai feltételek kipróbálása, dekoráció, helyiségek tisztaságának ellenőrzése 
– Regisztrációs Iroda működtetése 
– Az érkező meghívott vendégek fogadása, protokoll 
– Az (esetlegesen) igénybe vett eszközök elszállíttatása 
– A szükséges köszönőlevelek megírása 
– Érkező számlák kifizetése 
– Alkalmi munkák kifizetése 
– Pénzügyi elszámolás készítése 
– A rendezvény pénzügyi lezárása